本でもセミナーでも教えてくれない？わかりやすい社内資料の作り方。
同じ資料作成をお願いしても、アウトプットのクオリティに差が出ることがあります。
もちろんボクはクオリティの低い方のグループ。
なぜアウトプットのクオリティが低くなるのかを考えてみました。
アウトプットの差。
同じ資料の作成をＡさんとＢさんにお願いしたところ、アウトプットのクオリティに差が出ました。
Ａさんの資料は、要点を押さえていて、数か所の修正で完成、スピード感も問題ありません。
一方、Ｂさんの資料。
要点が見えず、読み解くところから始まり、説明を聞いてもよくわからず、もう一度同じことを伝えて作り直すことになり、期限までに間に合わない結果となりました。
この資料をつくるにあたっては、同じ場所で、同じ条件で、同じ伝え方をしたにも関わらず、そこまで差がつくのはなぜなのでしょうか？
「相手に聞く」ただそれだけ。
Ａさんも、Ｂさんも、理解力も行動力も、同じようなレベルです。
さらに、同じような会議に出たり、同じような打合せを一緒にしてきたので、ある程度の前提や概念は共有しているにも関わらず、大きな差が出たんです。
ボクもその昔、先輩に「あいつにはできて、なんでお前はできないんだ？」と言われて、しょげたことがあります。
そして、自分なりに資料の作り方やわかりやすい伝え方の本を読んだりしました。
しかし、一向に資料作りが上手くなりません。。。
そしてあるとき、本でも、セミナーでも教えてくれなかったポイントに気が付いたんです。
それは、「早い段階で相手に聞く」ということです。
「は？そんなこと？？」と思うかもしれません。
Ａさんは、ある程度作成したら相手に見せて、早い時点で相手からのフィードバックをもらい修正してを繰り返して、相手の求めていることを確認しながら作成していました。
Ｂさんは、時間をかけて”自分の中”で完璧にして、期限のギリギリに相手に見せました。
もちろん「自分の中で完璧に仕上げてからでないと相手に失礼」という気持ちも理解できますが、相手からしてみたら「いやいや、頑張ったのはわかるけど、これを求めているんじゃないんだよね。」となり作り直しとなるわけです。
フィードバックをもらいながら進める。
結局のところ、スタート時点は同じでも、相手にフィードバックをもらいながら仕事を進めるか、自分の中で完璧を目指して進めるかの違いは、大きな差となります。
ただ、Ａさん、Ｂさんそれぞれに、思考や行動を誘発する「前提」が埋め込まれていて、無意識レベルで機能しているんです。
Ａさんの前提には、「相手に聞きながら進める。」が埋め込まれている。
Ｂさんの前提には、「自分の中で完璧にしてから進める。」が埋め込まれている。
それは、同じ場所、同じ条件、同じ伝え方をしても、そもそもの『前提』が違っているので、そりゃあアウトプットも差が出ます。
これに気が付いてからは、ボクは会議や打合せで使う資料を自分で作成するときに必ず、事前に上司や中心になる人からフィードバックをもらうようにしました。
今でもそうしています。
フィードバックをもとに作り直して、また聞いてフィードバックをもらって修正して、を何回か繰り返します。
そして、相手からフィードバックをもらうことで、相手の求めているポイント、レベル感、使ってよい言葉がわかってきます。
その上で、常に思考を整理して、やるべきことを明確にしています。
そうすることで、「あいつに頼めば、仕事がスムーズに進むな」という評価になり、任せてもらえる仕事も増えるというものです。
社内でアウトプットをつくるなら、必ず相手に聞きながら進めることをお勧めします。
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