打合せや会議が上手くいかない理由はここにある。共通認識と共通言語無くして、会議は上手くいかない。
会社組織でコトを進めるためには、
関係する人との打合せや会議が必要になります。
そして、その打合せや会議を上手く進めないと、
中断したり、思わぬ方向へ進んでしまいます。
これは会社に限ったことではありませんが、
どうしたら上手く進めることができるのでしょう。
ポイントがあると思います。
打合せや会議の種類を明確に！
打合せや会議をするときに、その種類を明確にしておいた方が良いです。
報告と連絡だけなのか、
説明をするだけなのか、
進捗の確認なのか、
問題解決をするのか、
戦略をつくるのか、
意思決定をするのか、
複数の種類が混ざることもありますが、
その種類を明確にしておくと、参加者が事前に準備や考えをまとめておくことができて、
会議がスムーズに進められます。
目的をハッキリさせる！
次に、その打合せや会議の目的をハッキリさせます。
「今までやっていたから」とか、
「とりあえず集まれば何とかなるから」とか、
目的がはっきりしない打合せや会議も見かけます。
この打合せや会議をして、どんな状態になればいいのか？
最初に目的をハッキリさせることが重要です。
情報の格差を埋める！
これは打合せや会議の中で最初にするべきことです。
その打合せや会議に必要な情報
前回の振り返りや事前資料の内容など、
読み込んでいる人もいれば、いない人もいます。
本来は事前に読み込んでおいてもらうことが理想ですが、
そうもいかないのが難しいところ。
さらに、読み込んでいない人に限って、
「これ、どういうことですか？」
などと進行を妨げたりしますので、
最初に情報の格差をある程度無くすことが大切です。
決定事項を確認！
打合せや会議の最後には、
決定したこと、次のアクションの確認します。
逆に何も決まらなかったら、
何も決まらなかったとハッキリさせます。
時間が来たから「じゃあ、また次回で」となってしまうこともあるので、
そこはキッチリと締めましょう。
ということで、打合せや会議を上手く進めるには、
結局のところ、打合せや会議に対する共通言語や共通認識が必要です。
英語しかわからない人たちと日本語で会議をしようとしても、上手く進みません。
とりあえず参加すればいいやという認識の人ばかりでは、どうにもなりません。
「打合せや会議とは、こういうモノだ」という前提があってこそ、
上手くいくものだということですね。
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