日々、様々な打合せや会議があります。
そうした打合せや会議を通して、自分の中で「今日の打合せは80点だったな」とか、「今の会議は30点だったな」みたいな採点をしています。
それは、自分主催はもちろん、取引先で合ったり、社内の他の人が主催で開催する打合せや会議でも勝手に採点をしています。
どんなにつまらない打合せや会議も「ああ、めんどくさいな～」とイライラしながら参加するよりも、自分なりに採点をすることで、自分の中での良い打合せや会議が明確になり、自分が取り回す場合により良いものにできると考えているからです。
では、良い打合せと悪い打合せの違いは何でしょう？
まず、悪い打合せとするのは、こんな感じ。
- そもそも必要が無いのに、惰性で開催している。
- 参加者が目的を理解していない、事前に説明がない。
- 報告だけで終わる。
- 時間を守らない。
- 打合せのための打合せ。
- 関係ありそうで全く関係のない情報共有や雑談で終わる。
- 何も決定しない、次回へ持ち越し、次のアクションが決まらない。
- 無関心な人が多い。
といった感じです。
逆にいうと、この悪い打合せでしていることをしなければ、良い打合せになるわけです。
そのために、自分は何をしたらいいのか？
それがこれ。
- そもそもその打合せは必要なのか？を見直す。
- 打合せや会議の目的を明確にして、参加者に理解してもらう。
- 時間を守る。
- ゴールを決めておく。
- 目的へ向かっての役割、アクションプラン、期限が明確になる。
- 終了後にやることが明確になって行動できる。
そのために、自分にできること、打合せの中でやるべきことを事前に準備するようにしています。
これ、先輩からは、会議資料のホチキスの止め方やいかにして時間をやり過ごすかみたいなことは教わりましたが、こうしたことを教わった記憶はありません。
自分としてはこうしたやり方も、言語化して、他の人に教えらえれるようにしておこうと思います。
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