人に仕事を依頼するときは、依頼すれば終わりでありません。
そんなことを改めて痛感しました。
先日、部下のAくんに「Bさんに、今日の打合せ内容を共有、報告しておいて。」と仕事を依頼しました。
Aくんは、「はい、わかりました！」と返事をしたので、完全に安心をしていた自分。
その後、Aくんに依頼した仕事が完了している前提で、Bさんと打合せをしようとしたら、どうも話がかみ合いません。
Bさんに聞くと、「いやいや、Aくんからは何も聞いていないよ。」とのこと。
結局、前提の話から始めることになり、余計な時間を取られることになりました。
これ、もちろん、Aくんが悪いと言いたいのではありません。
完全に、自分の依頼の仕方が甘すぎました。
ここで言う甘すぎたというのは、自分の前提が間違えていたということです。
Aくんに仕事を依頼するときに、「打合せ内容の共有と報告をしておいて。」と伝えました。
これだけ言えば、ボクは勝手に「今日の打合せの目的、テーマ、決定事項、検討事項、タスク、担当、タスクの期限、今後のスケジュールを、２時間以内で共有と報告をしてね」ということを伝えて、相手は理解してくれて、やってくれると思い込んでいました。
そして、「やってくれる」と思い込んでいるので、3時間後にBさんと話をすれば、そのことを把握した上で話が進められると思い込んでいたんです。
しかし、Aくんからすると、その前提をわかっていないし、打合せの内容も理解できていないし、いつまでに完了させれば良いかわかっていない状態でした。
となると、ボクが相手に期待することをキチンと伝えることが重要になります。
順序立ててまとめてみると、こんな感じでしょうか。
- 依頼する仕事の目的、完了状態、期限を相手が理解できるように伝える。
- 相手の理解度を確認する。
- 認識のズレを無くす。
- 見守る。
- 期限前に進捗を確認する。
- 完了を確認する。
こうしたステップを踏むことで、相手は依頼した仕事を理解し、習熟度も高まり、以後依頼するときは「コレ、やっておいて。」の一言で済むようになります。
そんなこんなで、ボクは上司として人を育てていこうと思う今日この頃です。
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