わかりやすい説明ができる人、できない人。
関連する部署や協力していただいている会社との打合せをしていて、わかりやすい説明ができる人、できない人というのがいることに気が付きます。
「この人の説明はわかりやすいな」とか、「この人の言っていることはよくわからないな」とか。
もちろん、ボクは後者ですが。。。
自分が説明するときは、できるだけ相手に伝わるようにわかりやすい説明をしたいものです。
なので、説明をするときに気をつけていることをメモしておきます。
順序に気をつける。
相手が理解しやすい説明には、『順序』があります。
わかりやすい説明ができないボクの場合は、いきなり部分的な話をしてしまう傾向があります。
サッカーでいうなら、いきなり「今度の試合は、オフサイドトラップを仕掛けよう！オフサイドトラップを仕掛けるために・・・」という説明を始めるようなものです。
何の大会？、どんな目標を持って臨む？、その大会のルールは？、いつ、どこで、相手は？ということを省略してしまって話し始めても、相手は「？？？」となるのは目に見えています。
なので、説明をするときは、相手がわかっていると思っても、必ず『全体』を説明し、『前提』を確認し、そこから順序立てて『施策』や『タスク』を説明するとわかりやすくなります。
自分が話したい順序ではなく、相手に伝わりやすい『順序』を考えることが、重要ですね。
できるだけシンプルに。
次に重要なのは、『シンプルさ』です。
こんなことを言うとやる気がないように聞こえるかもしれませんが、説明を一生懸命に聞くのはシンドいです。
できるだけ、要点だけを頭に入れて、部分部分は必要に応じて理解を深めたいというのが正直なところ。
なので、重要と思われる部分だけをシンプルに説明することが大切です。
相手に伝わってこそ意味がある。
最後は、『相手に合わせること』が重要です。
使う言葉、内容の構成、スピード、資料の文字の大きさなど、相手のレベルに合わせて、理解をしてもらうことを意識しています。
つい「あれも、これも」と話したくなってしまいますが、説明は自分に知識があることを自慢するためにするわけではありません。
説明は、相手が理解して、行動してくれることが目的です。
自己満足のためにしているわけではないので、そこを履き違えないようにしたいところですね。
わかりやすい説明ができる人、できない人、その差は日々の説明をいかに意識しているかで決まるものです。
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