仕事が回っておらず、いっぱいいっぱいになっている部下がいたとき。
昔の自分を思い出し、甘酸っぱい気持ち？になります。
仕事が回っていない若手。
仕事が回らず、テンパってしまうとき。
ボクの場合は、一気に業務が降りかかってきて、どこから手をつければいいのかがわからなくなる状態です。
通常のルーティンに加えて、上司から「これ、やっといて」「あれ、どうなった？すぐ報告して」「お客様からクレームの電話です！」とか、突発的に５，６個のタスクが降りかかっているようなときです。
さらに、その突発的なタスクの処理の仕方がわからず後回しにすることで、さらにタスクが増えてしまう負のスパイラルに陥っているケースがほとんどでした。
営業時代で仕事が回らなくなっていたときは、チームマネジメントしながら、担当顧客１２０件、毎日電話が１００件以上かかってきていました。。。
書き出すだけで、気持ちが落ち着く。
このような状態なったときに必要なのは、今の状態を客観的に見ることです。
客観的に見るには、まずはすべてを書き出すことが大事。
なので、抱えているタスクと期限をホワイトボードにすべて書き出します。
そして、そのタスクの横っちょに、処理フローと必要なことを書きます。
で、そのホワイトボードを全体的に眺めます。
すると、進め方がわからず後回しにしているタスク、とりあえずやらなくて良いタスク、すぐに手を付けるべきタスクが認識できて、そこに必要な時間が見えるんですね。
すると、タスクが終わる道筋とゴールが明確になり、気持ち的に落ち着くことができます。
なので、ボクの席には、必ずホワイトボードを置くようにしています。
仕事が回る仕組みをつくる。
全部のタスクを書き出して気持ち的に落ち着いたら、ひとつひとつの仕事の進め方を確認して片付けていきます。
もちろん、絶対的に時間が足らないときはサポートを入れてもらったり、業務を他の人に振ったりするようにしていました。
そして、無事仕事が回っていない状態を脱することができたら、次が一番重要なフェーズ。
それは、仕事が回らない状態をつくらないようにする方法を考えるんです。
余計な仕事が増えないような上流の工程の工夫、タスクを前倒しでこなすマインドとスケジューリングなど。
そこは、邪魔されない休日の時間を使って、ひとりもくもくと考えていました。
すると、徐々に仕事の質が上がり、効率的に時間が使えるようになり、前倒しで仕事の組立てができるようになります。
こうしたことを部下に教えるのも、リーダーの仕事です。
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